カシオ学園 職員室・事務室 CASIO GAKUEN Office

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青山学院大学 様

青山学院大学
職員室・事務室ページプリンタ

基本性能に優れ、故障が少なくサポートも充実したカラープリンタを全学に導入

青山学院大学は、学内の事務などで使われているモノクロプリンタを更新するにあたり、一部のカラー化を行った。選考のポイントは、「故障が少ない、基本性能に優れたプリンタ」。各社のテスト機による検討を行い、その結果、カシオの「SPEEDIA N6000」を選び、全学で18台を導入することになった。インターネットを利用したプリンタ保守補完サービス「ネットdeサポート」も活用し、事務経費削減などにも取り組んでいる。

カタログに掲載されていない機能も実機で検証

青山学院大学 事務システム室係長 宮田智広氏

青山学院大学 事務システム室
係長 宮田智広氏

青山学院大学が事務用プリンタの更新を検討し始めたのは2004年の秋頃のことだった。これまで使ってきたプリンタが古くなり、耐用枚数の限界が迫ってきたためだという。
「その際、プリンタを使用する各部署およびシステム担当の教員にアンケートを出し、プリンタに関する要望を集めました」と、事務システム室 係長の宮田智広氏は言う。

集まった意見の中で特に多かったのは「故障の少ないプリンタ」を希望する声だった。故障すれば修理が終わるまで使うことができず、印刷出力が必要な業務はすべて滞ってしまう。それをできるだけ避けたいという考えだ。

また、「基本性能の優れたプリンタ」という希望も多かった。宮田氏は、多様な用紙で大量の印刷をせねばならない、教育機関ならではの事情を次のように説明する。

「例えば、ハガキや封筒に印刷することも多いので、それらにきちんと対応していることが必須の条件となります。ハガキが反ってしまうプリンタもありますが、それはできるだけ避けたかったのです。また、学費などの振込用紙も、以前ならセンターで一括して出力していましたが、近年は各事務所で印刷しています。ところが、1000枚や2000枚という大量の印刷を行うため、プリンタによってはトナーで印字面が汚れてしまうこともありました。しかし、これでは困ります。大量の部数でも確実に印字できる基本性能が必要なのです。もちろんそれに加えて、カラー化の要望もありました」

その後、2005年春から複数のメーカーを選び、2005年秋に各社の製品を借りてテストを行った。

青山学院が導入したカシオ「SPEEDIA N6000」

青山学院が導入した
カシオ「SPEEDIA N6000」

実際にプリンタを使用するメンバーも参加して、業務で使用しているさまざまなアプリケーションを使った印刷出力テストを行った結果、青山学院大学はカシオのカラーページプリンタ「SPEEDIA N6000」を選んだ。宮田氏によると、カタログに書かれていない部分の良さも大きな評価のポイントとなったとのことだ。

「カシオのプリンタはすべての紙詰まり部品を、エンドユーザーの手で取り除ける構造になっています。これが一番の強みですね。ユーザーとしては、できるだけ保守サービスを呼びたくないのです。テスト項目の中では、トナーの定着性も優れていますから大量印刷にも安心できますし、確実なストレート印刷ができるのでハガキも曲がらず印刷できます。他社でもストレート印刷を謳っているプリンタがありますが、カシオのストレート印刷はより確実ですね。それから、営業さんの力が強い、という点も一つのポイントになりました。不具合があったときにも迅速に技術担当の方を派遣して対応してくれています。カシオさんを選んでよかったと思っています」

「ネットdeサポート」により管理負担も軽減

SPEEDIA N6000は、内部構造へも簡単にアクセスできる

SPEEDIA N6000は、
内部構造へも簡単にアクセスできる

青山学院大学では、2006年春に18台のN6000を導入した。そして、通常の保守サポートサービス契約と同時に、インターネットを利用した保守補完サービス「ネットdeサポート」も利用している。

「例えば、トラブルがあって短時間に何度もプリンタの筐体を開閉していると、それをサービスセンターが察知し、ユーザーに電話をかけてきて様子を聞いてくれるのです。電話で直接やり取りしてくれるので、事務システム室としても出番がほとんどなくなり、助かっています」と宮田氏は言う。

幼稚園から大学院までの青山学院全体で、事務職員は約850名、端末は全部で約1500台という。その中で、事務用プリンタの管理に関わっているのは宮田氏ともう1名のみ。以前は、プリンタに何かトラブルがあれば、まずその2人が呼び出されていたが、ネットdeサポートにより、その状況が改善された。

一方、ユーザーの評価はどうだろうか

「ユーザーとしては『プリンタは動いて当たり前』という感覚でいます。そして、カシオのプリンタは、その期待によく応えてくれています。現場の人たちも、評価してくれていると考えています」(宮田氏)

その他に活用されているN6000の機能として、「親展印刷機能」がある。個人情報を扱うことの多い教育機関にとって利用する機会の多い機能であるだけでなく、便利な使い方もあるという。

「この機能を使うと、印刷実行時にプリンタドライバ上で設定したパスワードをプリンタに入力するまで紙が出力されないので、本人以外に内容を見られる心配はありません。他社でも似たような機能はありますが、カシオのものは使いやすいですね。ドライバが直感的に使えることもさることながら、操作卓のボタンも大きくて入力しやすいのです。同じ建物内で使うだけでなく、もっと離れた場所でも使えますから、別のキャンパスで会議があって資料を持っていかねばならない場合などにも役立ちますよ。学内のネットワークは繋がっていますから、行き先に近いところにあるN6000を指定して親展印刷しておくのです。こうすると、キャンパス間の移動に紙を持ち歩かずに済みます」(宮田氏)

ランニングコスト削減を目指した取り組みも

なお、ネットdeサポートには、月間のプリンタ出力枚数やトナー残量のメール通知サービスも含まれている。このサービスを利用し、宮田氏は職員の意識改革を進めていこうとしている。

出力枚数レポートには、カラー / モノクロ、用紙種別の数字が記されている。この数字をグラフ化してイントラネット上で公開しているという。

「これまで、プリンタで印刷するのにお金がかかるという意識はなかったと思います。トナー発注なども事務システム室で行っていましたから。しかし、学生から預かった学費で学校を運営しているのですから、事務経費を削減して有効に活用していかねばなりませんし、『環境にやさしい青学』へと変わっていく必要があると考えています。トナーは各部から直接発注するようにし、イントラネットでは印刷枚数実績を元に削減目標を掲げ、さらに1枚あたりの印刷コストの目安も示しています。これで、職員のコスト意識を高めていきたいと考えています。なお、ランニングコスト削減にはサードパーティのリサイクルトナーを使うという手段もありますが、これは印刷品質が良くない品に当たることもあり、純正品を使うことにしています。発注先と購入単価を統一したことで、年度単位での年間使用量や消耗品総額をデータで提供してもらえるため、ランニングコストの計算がしやすいという点も純正品を使用している理由です。」(宮田氏)

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